Meningkatkan Kinerja menentukan indicator yang tepat dan profesional

Di tulis Oleh : Andriano Badjo
STIE pembangunan tanjungpinang, Indonesia
Email : andrianobadjo123@com

TANJUNGPINANG,sempenanews.com-Kinerja yang efektif adalah pilar utama keberhasilan dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk bisnis, pendidikan, dan organisasi.

Dalam upaya untuk mencapai kinerja yang luar biasa, penggunaan indikator kinerja telah menjadi praktek umum dan kritis.

Artikel ini akan membahas peran penting indikator kinerja, bagaimana mereka memengaruhi kesuksesan, dan cara mereka dapat membantu Anda mengukur untuk memaksimalkan kinerja dalam berbagai konteks.

Mari kita mulai dengan memahami dasar-dasar indikator kinerja dan mengapa mereka begitu relevan dalam dunia yang terus berubah saat ini?

Ini adalah Indikator kinerja serta tolok ukur yang digunakan untuk mengevaluasi sejauh mana organisasi, individu, atau proses mencapai tujuan dan standar kinerja yang telah ditetapkan.

Ini berperan dalam menilai efisiensi, efektivitas, dan hasil kerja dalam berbagai konteks. Indikator kinerja mencakup beragam metrik seperti produktivitas, waktu penyelesaian tugas, kualitas produk atau layanan, kepatuhan terhadap peraturan, dan kepuasan pelanggan.

Mereka membantu dalam pemantauan kinerja yang mendukung pengambilan keputusan untuk perbaikan dan perkembangan selanjutnya.

1. Tuntutan Untuk Mengukur Kinerja
Walaupun indikator kinerja dapat berbeda-beda tergantung pada jenis operasi, tetapi ada prinsip-prinsip umum yang selalu diperlukan untuk menciptakan indikator yang efektif dan optimal. Prinsip-prinsip ini mencakup:
a) Konsistensi tetap terjaga dari periode ke periode dan antara unit organisasi yang berbeda.
b) Kemampuan membandingkan, membandingkan dengan benar dan tepat.
c) Sederhana, jelas, mudah dipahami dan dipahami oleh organisasi mana pun
d) Kemampuan pengendalian dapat dikendalikan dalam area dan departemen organisasi.
e) Redundansi, berdasarkan struktur dan gaya organisasi manajemen, ketidakpastian dan kompleksitas
f) Kelengkapan mencerminkan seluruh aspek perilaku yang cukup penting bagi pengambilan keputusan manajemen.
g) Batasi, fokus pada faktor-faktor kunci yang menunjukkan keberhasilan organisasi.
h) Kesesuaian dalam penerapannya memerlukan indikator-indikator tertentu agar sesuai dengan kondisi dan kebutuhan tertentu.
i) Kelayakan, tujuan yang dijadikan indikator dasar untuk membangun indikator kinerja harus sesuai dengan harapan yang realistis.

2. Indikator kinerja inti
Hal-hal apa saja yang mendasari ukuran kinerja perlu diperhatikan secermat mungkin, karena indikator kinerja akan digunakan untuk mengukur kemajuan atau prestasi pegawai, baik secara individu, individu, maupun kelompok. Dan bahkan apa yang digunakan sebagai metrik akan dikembalikan sebagai umpan balik kepada karyawan untuk mengoreksi atau berkontribusi pada peningkatan dan peningkatan kinerja di masa depan.
Menurut Thor dalam Armstrong dan Baron, setidaknya ada tiga elemen yang harus mendasari pengembangan indikator kinerja agar menjadi prioritas dan benar-benar dapat meningkatkan efektivitas organisasi. Ketiga faktor tersebut adalah:
a) Apa yang diukur hanya ditentukan oleh apa yang diperoleh perkiraan anggaran
b) Kebutuhan pelanggan diubah menjadi prioritas apa yang ditunjukkan oleh rencana dan strategi strategis perlu atur
c) Meningkatkan performa karyawan dan tim melalui evaluasi hasil yang relevan dengan prioritas strategis, mendorong pencapaian yang lebih baik dengan memberikan motivasi kepada karyawan dan tim, serta memberikan umpan balik mengenai apa yang sukses dan apa yang belum. Dengan demikian, tujuan penggunaan indikator kinerja adalah untuk menilai pencapaian hasil yang diinginkan.

3. Menentukan parameter prestasi
Pimpinan organisasi, baik yang beroperasi di sektor publik maupun di sektor swasta, harus memiliki akses ke evaluasi kinerja menyeluruh dalam laporan periodik yang berkelanjutan dari tahun ke tahun. Ada banyak metrik yang tersedia untuk ini, tetapi untuk efektivitas, manajemen harus mengutamakan masalah-masalah yang paling mendesak untuk menilai kinerja organisasi dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
Sebagai panduan bagi manajemen dalam menentukan indikator kinerja, praktiknya biasanya melibatkan penggunaan 3 hingga 10 indikator kinerja untuk setiap level organisasi, yang bergantung pada kompleksitas kinerja pada tingkat tersebut. Sebagai contoh, metrik kinerja dapat diklasifikasikan ke dalam enam kategori dasar. Namun, setiap organisasi memiliki fleksibilitas untuk mengembangkan kategori-kategori ini sesuai dengan misi uniknya. Mocheriono, misalnya, mengidentifikasi keenam jenis metrik kinerja ini sebagai: efektivitas, efisiensi, kualitas, ketepatan waktu, produktivitas, dan keselamatan.

4. Jenis pengukuran kinerja
Dari perspektif yang berbeda, Parmenter menjelaskan bahwa banyak perusahaan melakukan pengukuran yang kurang tepat. Banyak perusahaan melakukan kesalahan dengan menggunakan Key Performance Indicators (KPI) yang tidak memiliki definisi yang jelas. Sedikit sekali organisasi yang benar-benar bersedia untuk memantau KPI yang sebenarnya. Sebenarnya, terdapat empat jenis metrik kinerja.
a) Key Result Indicators (KRI), yang mencerminkan perkembangan kinerja Anda dari sudut pandang atau faktor keberhasilan yang krusial.
b) Result Indicators (RI), menggambarkan tindakan atau pencapaian yang telah Anda lakukan.
c) Performance Index (PI), berisi pesan atau petunjuk tentang tindakan yang perlu Anda lakukan.
d) Informasi yang diberikan oleh Key Performance Indicators (KPI) menunjukkan langkah-langkah yang harus diambil untuk mengalami peningkatan kinerja yang signifikan.
Sejumlah besar organisasi menggunakan pengukuran kinerja yang merupakan gabungan yang tidak tepat dari empat kategori tersebut. Untuk memahami lebih lanjut empat jenis metrik kinerja ini, Parmenter menggunakan analogi bawang untuk menjelaskan hubungan antara mereka.Kulit luar menggambarkan kondisi umum bawang merah, jumlah sinar matahari, air dan nutrisi yang diterimanya. Bagaimana proses pengolahannya mulai dari panen hingga sampai di rak supermarket? Namun semakin banyak lapisan yang kita kupas, semakin banyak informasi yang kita temukan. Lapisan tersebut mewakili indikator kinerja yang berbeda, dan inti adalah indikator kinerja utama.
Ciri umum dari pengukuran ini adalah bahwa pengukuran tersebut merupakan hasil dari beberapa pengukuran. Indikator hasil utama memberi tahu kita apakah kita bergerak ke arah yang benar. Namun langkah-langkah ini tidak memberi tahu kita apa yang harus kita lakukan untuk meningkatkan hasil. Oleh karena itu, KPI ini memberikan informasi yang ideal bagi anggota dewan perusahaan (yang tidak terlibat dalam manajemen sehari-hari). Indikator hasil utama mencakup periode yang lebih panjang dibandingkan indikator kinerja utama.
Tanggapan yang mereka berikan bervariasi. Pesawat yang mengalami keterlambatan selalu menunjukkan tanda-tanda tersebut. Indikator-indikator ini memberikan wawasan tentang peristiwa masa lalu dan juga potensi masalah yang bisa muncul dalam pendaratan di masa depan. Oleh karena itu, dapat dipahami bahwa penggunaan istilah “indikator terdepan” dan “indikator tertinggal” bukanlah alat yang bermanfaat dalam mengidentifikasi Key Performance Indicators (KPI) yang utama.
Indikator Hasil Utama (KRI) dan Indikator Hasil (RI) menggantikan ukuran hasil. KRI biasanya melihat aktivitas dalam jangka waktu yang lebih lama, misalnya beberapa bulan atau empat bulan, sedangkan IR melihat aktivitas dalam jangka waktu yang lebih lama.

Key Result Indicators (KRI) dan Result Indicators (RI) mengambil alih peran pengukuran hasil. KRI sering kali memeriksa aktivitas dalam periode yang lebih panjang, seperti beberapa bulan atau bahkan empat bulan, sementara RI mengamati aktivitas dalam jangka waktu yang lebih pendek.

5. Desain Sistem Pengukuran Kinerja
Untuk mengevaluasi kinerja dan memantau kemajuan organisasi atau bisnis, sebaiknya organisasi memulai dengan merancang sistem pengukuran kinerja sebagai panduan dalam menjalankan langkah-langkah pengukuran kinerja. Dengan memperhatikan dengan seksama desain dan pengembangan sistem pengukuran kinerja yang ada, maka mungkin untuk mendapatkan informasi yang lebih relevan, bermanfaat, dan benar-benar bernilai tambah. Oleh karena itu, penting untuk mengingat prinsip SMART, yang mengacu pada spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan tepat waktu. Dalam konteks ini, pertimbangan berikut dapat membantu dalam merancang sistem pengukuran kinerja yang mengukur keputusan perilaku.Itu bisa menjadi baik dan buruk pada saat bersamaan. Inilah sebabnya mengapa penting untuk memastikan bahwa pengukuran sesuatu benar-benar berkontribusi terhadap pencapaian tujuan kinerja yang diharapkan.
Proses pengukuran mencakup evaluasi hasil dan pencapaian kerja aktual serta faktor-faktor proses yang memengaruhi hasil dan penyelesaian tugas. Mengembangkan dan menjaga sistem pengukuran kinerja melibatkan biaya, oleh karena itu, diperlukan kebijakan dalam mengambil langkah-langkah krusial. Untuk memastikan kegunaan dan relevansinya, indikator kinerja yang spesifik harus dikaitkan dengan penggunaan yang spesifik berdasarkan nama dan kepemilikan. Setiap sistem pengukuran kinerja harus mampu mengidentifikasi, berdasarkan namanya, informasi apa yang digunakan dan bagaimana informasi tersebut digunakan untuk mencapai tujuan organisasi. Membangun metrik yang berhubungan dengan sistem yang relevan untuk memberikan peringatan yang cukup saat terjadi perubahan yang merugikan. Sistem pengukuran kinerja yang efektif akan memberikan jenis informasi yang sesuai dan dalam format yang sesuai.
6. Hubungan atau keterkaitan antara ukuran kinerja
Korelasi mencerminkan tingkat hubungan antara dua variabel atau lebih. Variabel yang digunakan sebagai indikator kinerja bisa memiliki hubungan positif, yang berarti ketika salah satu variabel naik atau turun, variabel yang lain juga mengikuti pola yang sama. Di sisi lain, korelasi negatif terjadi ketika kedua variabel tersebut memiliki hubungan berkebalikan, artinya ketika satu naik, yang lain turun. Sebagai contoh, Wibowo mengilustrasikan bahwa waktu siklus dan biaya tenaga kerja seringkali memiliki korelasi yang kuat. Selain itu, contoh konkret dalam konteks berbagai perusahaan dan industri dapat mencakup kelompok indikator kinerja yang saling berkaitan yakni :
(a) Langkah-langkah implementasi yang berhubungan dengan bidang akuntansi, seperti jumlah kesalahan yang diaudit, durasi siklus pemrosesan gaji, persetujuan aplikasi kredit, dan rata-rata hari antara penerimaan hingga pemrosesan.

(b) Indikator kinerja yang terkait dengan pelayanan pelanggan, seperti persentase panggilan yang diteruskan ke orang yang tepat dalam waktu detik, waktu rata-rata penanganan pertanyaan pelanggan, dan jumlah keluhan terkait layanan pelanggan.
(c) Langkah-langkah teknis, seperti jumlah perubahan desain per proyek teknis, penggunaan tenaga kerja di bidang teknik, jumlah kesalahan pada setiap lembar desain, dan persentase pengiriman gambar sesuai waktu.
(d) Indikator kinerja yang terkait dengan layanan kesehatan, seperti rata-rata waktu operasi, tingkat pemakaian meja operasi, biaya peralatan operasi, tingkat pemanfaatan meja operasi, dan persentase keterlambatan karena alasan biaya.

(e) Indikator kinerja yang terkait dengan informasi, seperti proporsi masalah pelanggan yang tidak diselesaikan dalam waktu yang tepat, biaya revisi karena program komputer, dan waktu rata-rata respons untuk menyelesaikan keluhan.
(f) Indikator kinerja yang berhubungan dengan layanan pesanan melalui pos, seperti proporsi pesanan yang dikirimkan sesuai dengan komitmen waktu, durasi rata-rata siklus pesanan pelanggan hingga pesanan diterima, tingkat pengembalian pesanan karena kesalahan layanan, dan tingkat kepuasan pelanggan.

(g) Indikator kinerja yang terkait dengan pemeliharaan, seperti biaya pemeliharaan dalam kaitannya dengan proses, perbandingan rasio pemasangan pemeliharaan terhadap waktu nonaktif, frekuensi panggilan pemeliharaan atau perbaikan, tingkat komitmen layanan pemeliharaan terhadap waktu respons yang ditentukan, durasi siklus perintah kerja, dan rata-rata durasi siklus.
(h) Indikator kinerja yang terkait dengan produksi, seperti tingkat produk cacat per setiap unit produksi, biaya per unit, penggunaan tenaga kerja, tingkat pengiriman produk manufaktur sesuai waktu yang ditentukan, durasi waktu henti fasilitas manufaktur, dan durasi waktu siklus penggantian.

(i) Indikator kinerja yang terkait dengan proses pembelian, seperti proporsi bahan yang diterima sesuai dengan jadwal, waktu siklus untuk pesanan yang dikembalikan karena kesalahan, jumlah item populer dalam daftar, dan sebagian biaya berdasarkan total biaya.
(j) Metrik kinerja terkait penjualan, misalnya persentase penjualan kembali, persentase penjualan baru, jumlah panggilan penjualan per minggu/bulan, dan Pengiriman tepat waktu seperti yang dijanjikan.

(k) Ukuran kinerja yang berhubungan dengan transportasi laut atau truk, seperti total tonase yang diangkut per kilometer jalan, persentase jarak perjalanan kosong, persentase pengiriman dan pengantaran sesuai waktu, rata-rata keterlambatan pengangkutan di pusat distribusi, dan jumlah kecelakaan per kilometer.(*)